会议策划执行前的准备流程和注意事项

        唯我品牌策划作为一个富有多年会议策划经验的活动策划专家，将会根据以往的活动策划执行经验，分享一下活动执行前的准备流程和注意事项。

        做一场专业的活动前，需要有一套完善的活动执行方案和活动执行手册。这两份文档将会明确活动执行的方向、流程、细节及注意事项。因为现场随时可能会出现意外情况，因此最好提前预想好意外及相应的应急对策。

        在活动搭建及活动准备的时候，需要注意三个部分：客户、场地方和内部协调。

        1、客户经常会有源源不断的新想法，因此需要工作人员的应变能力高，并且要尽量满足客户的需求，无论现场情况有多困难，都要尽力想方法解决。所有需要确认的东西，都要找到客户的话事人确认，如有必要，例如增项和大部分修改，需要与客户签订确认函。

        2、场地方的选择与沟通。活动开始前，一定要尽最大努力让场地方完全配合此次活动，包括时间、现场布置以及活动搭建调整等事项。

        在场地的选择上，需要考虑以下两点：

        一方面要考虑场地的品味和格调，看是否与发布会的内容保持统一。

        另一方面要考虑实用性与方便性，会议厅的容纳人数是否能满足发布会的需求，发布会需要的设备是否齐全，交通是否便利，泊车是否方便。

        现场布置需要注意的地方：

        1) 背景布置。背景板颜色、字体是否美观大方，颜色可以企业VI为基准。

        2) 酒店外围布置。酒店是否允许飘空气球，是否可以设置横幅、拱形门等、

        3) 相关设备要在发布会开始前反复调试，保证活动过程不出故障。

        3、内部沟通协调。活动前的项目安排必须要有明确的现场分工，要保证信息沟通顺畅，配合默契。活动正式开始之前，总统筹需要把控好每个环节，特别是物料、搭建和活动流程。要保证物料和搭建全部按计划到位，反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排，保护活动流程顺畅无差错。

        掌握好会议策划执行前的准备流程和注意事项，就能对活动执行更有把握，让整个活动的流程更加顺畅。